العبارة الشائعة التي نسمعها هذه الأيام هي “اعمل بذكاء وليس بجد” ، لكن ماذا يعني هذا حقًا؟ بالتأكيد العمل بذكاء يعنى العمل بجد، أليس كذلك؟
بطريقة ما، أنت على حق – لكي تكون قادرًا على العمل بذكاء ، فأنت بحاجة إلى القيام بالعمل الجاد أولاً. ستحتاج إلى التأكد من أنك على تقوم بمهامك في وقتها وتتفقد البريد الإلكتروني وقائمة المهام والمشاريع الخاصة بك. إن هناك الكثير من الأمور التي تحتاج إلى إنجاز حتى أن العمل المطلوب للعمل بشكل أكثر ذكاء قد يبدو شاقًا.
ولكن عندما تتحكم في هذه المجالات من حياتك، ستجد قريبًا أنك لست مضطرًا لبذل الكثير من الجهد في عملك كما كنت تفعل من قبل. ستشعر أن عملك أصبح أكثر سلاسةً، وسيمضى يومك بطريقة تجعلك تشعر بالرضا النفسى والعقلي في نهاية اليوم.
إذن كيف تحقق هذه الحالة؟
كيف تعمل بذكاء وتحقق زيادة فى الإنتاجية
فيما يلي ست نصائح ستساعدك على العمل بشكل أكثر ذكاءً وإعدادك لتحقيق أعلى إنتاجية.
1. خطط ليومك في اليوم السابق
إذا لم تخطط للعمل الذي يتعين عليك القيام به ، فستحدد أحداث يومك ما عليك القيام به. وهذا ليس أمرًا جيدًا أبدًا حيث ستجد نفسك تتعامل مع الحالات الطارئة وإلحاح الآخرين طوال اليوم ، مما يؤدي إلى إهمال عملك. عندما تهمل عملك وتعمل مع أشخاص آخرين وحالات الطوارئ الخاصة بهم ، فإن عملك يتراكم سريعًا وتعمل لساعات أطول ، ولا يترك لك وقتًا لنفسك.
لتخطيط يومك ، كل ما تحتاجه حقًا هو قطعة من الورق وقلم. وأنصح باستخدام طريقة تُسمى طريقة تحديد الأولويات 2 + 8.
ما يعنيه هذا في الأساس هو أنك تكتب أهم عشر مهام عليك القيام بها ، ثم حدد اثنتين منها كمهمتين عاجلتين – أو مهام “لا بد من القيام بها” لهذا اليوم. المهام الثمانية المتبقية هي المهام التي يجب عليك القيام بها ، وستفعل كل ما في وسعك لإكمالها.
الآن ، المفتاح هنا ليس ملء هذه بمهام العمل فقط. تذكر ، لديك حياة بعد العمل! لذلك ، قد تقرر أن يكون لديك هدف عمل واحد لهذا اليوم وهدف شخصي واحد.
على سبيل المثال ، اليوم ، هدفي هو كتابة هذه المقالة وممارسة الرياضة. طالما أنجزت هاتين المهمتين اليوم ، سأكون سعيدًا. من بين ثماني مهام أخرى ، ستة منها مرتبطة بالعمل واثنتان هي مهام شخصية.
يستغرق التخطيط لليوم حوالي خمس إلى عشر دقائق فقط ، ولكنه يجعلك تشعر براحة أكبر مما لو لم تكن قد خططت لهذا اليوم لأن عقلك لن يذكرك بمهمة العمل في الساعة 11 مساءً عندما تحاول للاستمتاع بوقتك مع أصدقائك وعائلتك. كما يمنحك التركيز عند بدء اليوم وقائمة من عشر مهام ، وهو أمر غير مرهق.
2. جدولة عملك للأسبوع وليس اليوم
حتى قبل بضع سنوات ، كنت دائمًا أرى قائمة المهام الخاصة بي على أنها قائمة يجب إكمالها كل يوم. تكمن مشكلة هذا النهج في أنه لا يأخذ في الاعتبار المدخلات الجديدة التي ستأتي حتمًا كل يوم. كما أنه مستحيل. لن تتمكن أبدًا من شطب كل المهام عن قائمة مهامك تمامًا. هناك دائمًا مهام أكثر من الوقت المتاح كل يوم.
بدلاً من ذلك ، اختر مهامك للأسبوع. ما المهام التي ترغب في إكمالها بنهاية الأسبوع؟ هذا يعني أنه إذا لم يكن لديك الوقت لإكمال بعض المهام يوم الاثنين أو الثلاثاء ، فلا يزال لديك ثلاثة أيام أخرى لإكمالها.
ليس كل ما تفعله سيكون له موعد نهائي صارم. السماح ببعض المرونة في جدولك يزيل الكثير من الضغط عليك.
المشكلة هي أننا بشر ولسنا آلات. تعتمد قدرتنا على التركيز والتركيز على أشياء كثيرة – مقدار النوم الذي حصلت عليه الليلة الماضية ، سواء كنت تشعر بتوعك ، أو إذا جادلت مع أحد أفراد أسرتك أو زميلك ، وما إلى ذلك.
كل هذه العوامل ستؤثر على مخرجات عملك. إن التخلص من الضغط على نفسك وإكمال كل شيء في يوم واحد يحررك للعمل وفقًا لحالتك الجسدية والعقلية.
3. لا تسمح أبدًا للآخرين بالتحكم في التقويم الخاص بك
هذا أمر مهم. في هذه الأيام ، من السهل السماح لمساعدينا ورؤسائنا وزملائنا بجدولة الاجتماعات في تقاويمنا. ويبدو أنها فكرة جيدة لأن كل ما نحتاج إلى القيام به هو إلقاء نظرة على التقويمات الخاصة بنا ومعرفة الاجتماعات والأحداث التي لدينا لهذا اليوم.
تكمن المشكلة في ذلك في أن مساعديك ورؤسائك وزملائك لا يعرفون العمل الذي يتعين عليك القيام به. إنهم لا يعرفون ما هي المواعيد النهائية التي تقترب لديك وما إذا كنت بحاجة إلى المغادرة مبكرًا لاصطحاب أطفالك من المدرسة. على الأقل ، قم بتعيين التقويم الخاص بك حتى تتمكن من قبول الأحداث أو رفضها.
إذا كنت تريد حقًا العمل بشكل أكثر ذكاءً ، فأنت بحاجة إلى التحكم الكامل في التقويم الخاص بك ، والذي يقودنا بشكل جيد إلى التقويم التالي …
4. تعيين وقت معين لإنجاز كل مهمة في التقويم الخاص بك
يُعد تعييين الوقت طريقة رائعة للتحكم في وقتك وإتاحة الوقت الكافي لمواصلة عملك. لا يعني تعيين الوقت أن تقوم بجدولة كل دقيقة من اليوم. ما يعنيه هو أنك تخصص ساعتين أو ثلاث ساعات كل يوم للعمل المركز.
الآن ، هناك خدعة خاصة لإنجاح هذا العمل. عليك أن تعرف متى تكون أكثر تركيزًا. على سبيل المثال ، أنا أكثر إبداعًا وتركيزًا في الصباح. أفضل وقت لي هو بين الساعة 8 و 11 صباحًا. بعد ذلك الوقت ، أجد صعوبة في التركيز لفترات طويلة.
معرفة هذا يعني ، حيثما أمكن ذلك ، تخصيص الوقت من الساعة 8:00 إلى 11:00 صباحًا للعمل المركز كل يوم. يتيح لي القيام بذلك ثلاث ساعات كل يوم للعمل في أهم عملي في اليوم. الآن ، من الممكن أن تعمل بشكل أفضل في وقت متأخر بعد الظهر. إذا كانت هذه هي الحالة ، فحاول تخصيص الأوقات في وقت لاحق من اليوم لعملك المركز.
من الواضح أنك لا تستطيع أن تفعل هذا كل يوم. في كثير من الأحيان في شركاتنا ، لدينا اجتماعات أسبوعية في صباح يوم الاثنين أو قد تعقد اجتماعات مع العملاء في هذه الأوقات. ولكن إذا كان بإمكانك الحصول على يومين أو ثلاثة أيام كل أسبوع لتخصيص وقت لمواصلة عملك ، فسوف تفاجأ بمدى زيادة إنتاجيتك.
إذا لم تتمكن من تخصيص الوقت لنفسك ، فقم بإنشاء اجتماع وهمي مع نفسك ، لذلك إذا كان رئيسك يمكنه رؤية التقويم الخاص بك ، فسوف يرون أنك غير متاح في تلك الأوقات. الأمر متروك لك فيما تسميه هذه المرة.
5. استخدم مدير المهام
أعرف أن العديد من الأشخاص ينشئون قوائم مهام عشوائية على أجزاء من الورق وفي تطبيقات الملاحظات على هواتفهم. المشكلة في هذه العشوائية أنه من السهل فقدان القائمة. بدلاً من ذلك ، قم بإعداد نفسك مع مدير المهام. يمكنك اختيار مدير مهام كامل الميزات مثل Todoist أو Trello ، أو يمكنك ببساطة استخدام التطبيقات المضمنة مثل تذكيرات Apple أو To-Do من Microsoft.
باستخدام مدير مهام رقمي واحد ، ستحصل على جميع مهامك في مكان واحد. هذا يجعل التخطيط ليومك أسهل – يمكنك أن ترى ما عليك القيام به في مكان واحد – ويمنعك من محاولة تذكر كل شيء في رأسك.
إذا لم تكن تجمع كل شيء في مكان ما تثق به ، فسوف تعود إلى محاولة تذكر كل شيء – ولن تفعل ذلك. سوف تنسى شيئًا ما وغالبًا ما يكون هذا الشيء مهمًا.
لا تثق برأسك لتذكر كل شيء. اجمعها في البريد الوارد لمدير المهام وامنح نفسك بضع دقائق في نهاية اليوم لتنظيم ما جمعته.
6. إنشاء سير العمل
سير العمل عبارة عن سلسلة من الخطوات التي تتبعها لإنجاز عملك. مثال بسيط سيكون روتين الصباح. في حين أننا قد نسمي هذا روتينًا صباحيًا – استيقظ ، وصنع القهوة ، وقم ببعض تمارين الإطالة ، واكتب دفتر يومياتك ، وما إلى ذلك – روتين ، ما هو حقًا سير عمل.
إن إدخال هذا المفهوم في الطريقة التي نؤدي بها عملنا يعني أننا نبدأ اليوم بنفس الطريقة ، وننهي اليوم بنفس الطريقة.
على سبيل المثال ، تبدأ اليوم بجلسة عمل مركزة لمدة ساعتين. هذا هو المكان الذي تقوم فيه بالعمل الذي يتطلب أكبر قدر من القدرات العقلية. يمكنك بعد ذلك إرسال بريدك الإلكتروني ، والرد على الرسائل ، وإرجاع المكالمات ، وما إلى ذلك ، ثم ربما تقوم بساعة أخرى من العمل المركّز. وبالمثل ، عندما تصل إلى نهاية اليوم ، فإنك تقضي حوالي خمس عشرة دقيقة في مراجعة قائمة المهام الخاصة بك والتخطيط ليومك ليوم غد ثم إغلاق اليوم.
الأمر الجيد حول إنشاء مهام سير العمل هو أنه يمكنك تخصيصها لتناسب طريقة عملك ونوع العمل الذي تقوم به. إذا كنت تعمل في مجال المبيعات ، على سبيل المثال ، فقد يكون لديك جلسة لمدة ساعتين للاتصال بالعملاء المحتملين أو التحدث إلى عملائك.
يخلق سير العمل أيضًا زخمًا نحو تحقيق أهدافك وإكمال مشاريعك. بمرور الوقت ، تصبح تدفقات عملك عادات ، وبينما يمكنك تعديل سير عملك من وقت لآخر ، فإن تطويرها يعني أنك تنجز عملك المهم في الوقت المحدد في كل مرة.
افكار اخيرة
في حين أن هذه النصائح الست ليست شاملة ، إذا اتبعتها ، ستجد نفسك قريبًا تعمل بشكل أكثر ذكاءً وستجد أن عملك أقل إرهاقًا وستشعر أنك أقل انشغالًا. عندما يحدث ذلك ، يمكنك تحرير نفسك لقضاء المزيد من الوقت في القيام بالأشياء التي تريد القيام بها.
