هل أنت من النوع الذي يصارع من أجل التعامل مع قائمة المهام الخاصة بك؟ هل تخاف أحيانًا حتى من بدء قائمة لأن هناك أشياء كثيرة جدًا لإدراجها في القائمة؟ سواء كنت تحاول أن تكون أكثر كفاءة ، أو تحاول إنجاز المزيد ، أو تحاول إيجاد طريقة للعمل في الأوقات المضطربة ، فأنت لست وحدك.
في الوقت الحالي ، بينما نكافح تداعيات الجائحة، يواجه الكثير منا طريقة جديدة للعمل ، بالإضافة إلى محاولة البقاء على رأس الأولويات في بيئة سريعة التغير. قد يكون المحافظة على تركيزك صعبًا حتى في أفضل الأوقات. وفي ما يبدو أنه أسوأ الأوقات ، يكون الأمر أكثر صعوبة.
ما الحل؟
إن التعامل مع العمل أثناء الجائحة أمر شاق وغير مسبوق. لكننا جميعًا في هذا الأمر مع مخاوفنا واهتماماتنا وتحدياتنا. تختلف طريقة عملنا وما نفعله ، والظروف التي نواجهها فريدة من نوعها ، ولكن التحدي الماثل أمامنا هو عالمي إلى حد كبير.
إذا كنت تبحث عن مساعدة بشأن إدارة وقتك بشكل أفضل وتحديد أولويات عبء عملك ، فإليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تحقيق كلا الهدفين.
أولًا: كن واضحًا
عندما يتعلق الأمر بتحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك ، فمن المهم مراعاة الصورة الكبيرة. ما هو الشيء الأكثر أهمية؟ إذا كان لديك رئيس في العمل ، يجب أن يكون كلاكما متفقين على الأمر ليصبح أكثر فعالية.
استغل اجتماعات الفريق أو الجلسات الفردية مع مديرك لفهم الأمر. يختلف أسلوب إدارة كل شخص ومن المحتمل أنك ستعرف بالفعل من تعمل معه. حتى إذا كنت واضحًا في قائمة المهام الخاصة بك ، فمن المهم التأكد من أنكما متفقين حول المسؤوليات والأهداف الرئيسية لدورك.
لا يوجد شيء أسوأ من تكريس الكثير من الوقت لإكمال مهمة ما ، فقط لتعلم أن مديرك محبط لأنه أراد منك استثمار وقتك في شيء آخر تمامًا. حيثما أمكن ، يجب أن تكوّن فكرة واضحة عما هو مطلوب وما هو مهم في هذا الوقت.
ثانيًا: حدد أهم مهامك
من الأفضل دومًا التخطيط لأيام عملك مسبقًا. إذا كانت هناك مواعيد نهائية منتظمة تعلم أنك بحاجة للوفاء بها ، فقم بتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لإنجاز العمل وحدد وقت إضافي في حالة حدوث شيء آخر أو أمر طارئ.
في كثير من الأحيان ، من السهل أن تشعر وكأن الوقت ينفد منك كل يوم. يمكن أن تشعر قوائم المهام بأنها لا تنتهي أبدًا ، وإذا وجدت أنك لا تنجز كل ما تحتاج إليه ، فقد حان الوقت للتراجع والتفكير. هناك عدة ساعات فقط في اليوم ولكي تكون منتجًا ، يجب إعطاء الأولوية لما هو أكثر أهمية ، حتى لا يتم إغفال المهام الأكثر أهمية.
نصيحة رائعة
ويوجد نصيحة رائعة أتقدم بها لك الآن وهي كتابة أهم ثلاث أولويات لك في اليوم على بطاقة. إذا لم يكن لديك بطاقة ، فاستخدم أوراق الملاحظات اللاصقة أو قطعة صغيرة من الورق. حدد أهم ثلاثة أشياء وضعها في مكان بحيث يمكنك رؤيتها طوال اليوم. إذا كانت أولوياتك مكتوبة في مخطط أو دفتر ملاحظات تنظر إليه من حين لآخر ، فقد لا تظل في ذهنك. سيؤدي وضع الملاحظة على مكتبك ، أو حملها معك أثناء العمل أو لصقها على الشاشة ، إلى إبقائك على المسار الصحيح كتذكير مرئي.
تأكد من تخصيص الوقت لتحقيق المهام ذات الأولوية. إذا لم تفعل ذلك ، فأنت تهيئ نفسك للفشل. اعتمادًا على بيئة عملك ، قد يتطلب ذلك العمل مع مديرك أو فريقك للتأكد من أن لديك الوقت الذي تحتاجه في بداية يومك. بدلاً من ذلك ، قد يكون لديك الاستقلال الذاتي لتحديد الوقت في التقويم الخاص بك للتأكد من أنه يمكنك إنجاز أولوياتك.
إذا كانت أولوياتك هي المهام التي تنجزها بانتظام ، فقم بإنشاء جدول وعادات تسمح لك بأداء أفضل ما لديك. على سبيل المثال ، إذا كان هناك تقرير أسبوعي تحتاج إلى إرساله كل يوم جمعة بحلول الساعة 11 صباحًا ، فحدد ذلك الموعد النهائي وقم قبلها بإنجاز العمل في خطوات صغيرة. لا تنس أن تسمح لنفسك بمجال واسع للمناورة ، حيث من المحتمل أن تكون تحدث أمور مفاجئة قد تخرجك عن مسار خطتك.
ثالثًا: تحري الخلل وإصلاحه
إذا كنت تعاني من التسويف ، فأنت لست وحدك. قلة منا محصنة ضد سلوك التخريب الذاتي هذا الذي ينتج عنه تأجيل مهمة نعلم أننا بحاجة فعلاً إلى انجازها. عندما تعرف ما يجب القيام به ، ولكنك تواجه مشكلة في البدء ، فإليك بعض أدوات حل المشكلات التي يمكنك تجربتها.
الخطوة 1: تخيل كيف ستشعر عندما تكمل المهمة.
إذا كان ذلك مفيدًا ، فامنح نفسك حافزًا للمكافأة. أنا شخصياً أحب التعزيزات الإيجابية مثل مكافأة نفسي بوجباتي الخفيفة المفضلة . بعد كل شيء ، إذا لم تنجز ما تريده ، فإن شرح السبب لمديرك سيكون عقوبة كافية.
الخطوة الثانية: امنع كل شيء آخر.
قلل أي عوامل تشتيت يمكن أن تعيقك عن البدء في مهمتك. قد يتضمن ذلك إغلاق صفحات الإنترنت أو كتم اشعارات مواقع التواصل الاجتماعي أو تغيير مكانك أو وضع سماعات الرأس. مهما كان ما يتطلبه الأمر لتركز ، افعله.
الخطوة 3: قسّم مهمتك إلى مهام أصغر.
ابدأ بتقسيم المهمة إلى خطوات أصغر يمكن إدارتها. سيجعل هذا ما أنت بحاجة إلى القيام به بعد ذلك أكثر واقعية وقابلية للتحقيق.
لدينا جميعًا أساليب عمل مختلفة. قد تفيدك تجربة تقنية بومودورو التي تتضمن القيام بعمل مركز على مهمتك لمدة 25 دقيقة ، وأخذ استراحة لمدة خمس دقائق ، والعودة مرة أخرى للعمل لمدة 25 دقيقة أخرى ، وأخذ استراحة أخرى وما إلى ذلك. وقد تفضل العمل لمدة 45 دقيقة ، ثم أخذ استراحة لمدة 15 دقيقة أو نحو ذلك لإعادة التركيز. ابحث عن الاسلوب الذي يناسبك.
الخطوة 4: البدء دون تردد
بعد ذلك ، تحتاج إلى البدء فقط. غالبًا ما تضخم عقولنا المهمة لتصبح أكبر أو أكثر ترويعًا أو أكثر إرهاقًا مما هي عليه بالفعل. ما عليك سوى البدء ، بالإضافة إلى أنه كلما بدأت مبكرًا ، كان ذلك أفضل.
بمجرد أن تبدأ ، استمر في ذلك. وهذا يتطلب الانضباط. إذا كنت ملتزمًا بفعل شيء ما ، فافعله. بعد كل شيء ، هل تريد أن تُعرف باسم الشخص الذي لا يمكن الاعتماد عليه؟
غير طريقة تفكيرك
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة للبقاء على المسار الصحيح في مهمة ما ، خاصةً إذا كانت مهمة مستمرة ، فمن المؤكد أنك ستجد العديد من التطبيقات لهذا الغرض. وفي هذا الزمن يوجد تطبيق لكل شيء ، لكن الأداة الأكثر أهمية التي تحتاج إلى تسخيرها هي الأداة التي تمتلكها بالفعل. إنها طريقة تفكيرك.
بدلاً من رؤية الوقت كمورد محدود ، فإننا نحن أنفسنا نخلق الوقت ونقرر كيفية استخدامه واستغلاله. نتيجة لذلك ، لدينا خيار خلق الوقت ، أو يمكننا خلق ضغط الوقت. علينا أن نقرر من خلال الإجراءات التي نتخذها في الوقت المتاح لدينا.
إذا بدأت بهذه العقلية فسوف ستقوم بإنجاز المهام ذات الأولوية. وفمن المرجح أن تنجح. إذا بدأت في الشعور بالقلق أو الإحباط ، أو شعرت أن الوقت ضدك ، فسيكون من الصعب عليك المضي قدمًا.
إذا كنت تميل إلى المبالغة في الوعود ، فقد حان الوقت للتخلي عن هذه العادة. حتى لو فاتتك المواعيد النهائية الشخصية التي حددتها لنفسك. في بعض الأحيان نقلل بشكل كبير من مقدار الوقت المطلوب لإنجاز أشياء معينة. كن موضوعيًا وواقعيًا بشأن الوقت المتاح لك ، والخطوات المتضمنة وما يجب إنجازه.
إذا كان لديك الكثير من الأشياء التي يجب معالجتها ، فاختر شيئًا واحدًا يجب عليك فعله أولاً. أحاول القيام بـ “الأسوأ أولاً” مما يسمح لي بالحصول على المهمة التي كنت أخافها في بداية اليوم. ضع حدًا زمنيًا والتزم به. يمكن أن يكون العمل للتغلب على دقات عقارب الساعة حافزًا كبيرًا لإنجاز المهمة. تخلص من أي عوامل تشتيت حتى تتمكن من التركيز على ما تحتاج إلى القيام به ومعالجته بشكل أسرع. إذا كان ذلك مفيدًا ، فقم بإنشاء حافز شخصي كمكافأة لإنجاز المهمة أخيرًا.
ماذا تفعل بعد ذلك إذا كنت على وشك تفويت الموعد النهائي
إذا كنت تشعر بالإرهاق أو الإنهاك أو القلق من أنك ستفوت موعدًا نهائيًا ، فلا تدفن رأسك في الرمال. معظم المشاكل قابلة للحل ، لكن يجب أن تكون مستعدًا لاستكشاف الخيارات الممكنة. إذا كان الوقت ينفد من أجل انجاز مهمة في غاية الأهمية ، فإليك بعض خيارات الحد من الضرر التي يجب مراعاتها.
ابدأ في التواصل وحل المشكلات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين قبل أن تصل إلى نقطة اللاعودة الحرجة بالنسبة للوقت. قدم تحديثًا للوضع الحالي لإدارة التوقعات وتحديد ما إذا كانت هناك أي مرونة في النطاق أو الموعد النهائي.
إذا لم يكن هذا ممكنًا ، قدم اقتراحات حول كيفية تقديم المهمة الأكثر أهمية. يمكن أن يكون الحصول على مساعدة أو مدخلات من الآخرين ، أو تعديل الأسلوب أو تحويل الموارد أو التركيز للوصول إلى المكان الذي تريد أن تكون فيه.
إذا كنت جزءًا من فريق ، فاكتشف ما إذا كان بإمكان أي شخص المساعدة. قد يبدو طلب المساعدة والاعتراف بأنك في ورطة أمرًا مرعبًا ، لكن لا تخف من القيام بذلك. إذا وصلت إلى نقطة الانهيار وشعرت أن هناك الكثير مما يثقل كاهلك ، يجب أن تقول شيئًا. صدقك سيساعد الفريق بأكمله وستفيد عملك على المدى الطويل. إذا كان لديك الكثير من المهام ، فتحدث إلى مديرك قبل أن تفوت الموعد النهائي. كن صادقًا ، وتجنب الشكوى وقدم حلولًا استباقية يمكن أن تساعد.
نظرًا لأننا مجبرون على الاستمرار في دفع أنفسنا إلى الأمام ، فمن الطبيعي أن نشعر أننا لا نفعل ما يكفي. أثناء العمل على قائمة المهام الخاصة بك ، لا تنس كتابة إنجازاتك والأشياء التي أكملتها في هذا الشأن. لا تركز فقط على ما لم تحصل عليه بعد في قائمتك. كل مساء ، قم بتدوين ملاحظة يومية في دفتر ملاحظاتك للأشياء التي قمت بها. بحلول نهاية الأسبوع ، سوف تتفاجأ دائمًا بما سجلته. دون أن تفشل ، إنها أكثر مما أتذكر وهي محفزة للقراءة. لذا ، تابع ما تنجزه وتذكر أن تكافئ نفسك على نتائجك على طول الطريق.
